Die Übersicht
Umsatz, nicht verrechnete Rapporte, laufende Gerätemiete und die Woche auf einen Blick, berechnet aus den erfassten Rapporten. Hier mit Demodaten.
Einsatzplattform für ein Schweizer Serviceunternehmen
Pluton Studio hat für ein Schweizer Serviceunternehmen eine Einsatz- und Rapportplattform gebaut. Sie ersetzt Ordner, Papier-Rapporte und rund vierzehn PDF-Vorlagen durch ein System, von der Disposition bis zur Übergabe an die Buchhaltung. Eine KI-Schicht schlägt vor und entscheidet nie allein.
- Aus dem eigenen Papier gebautPositionsnummern, Preise, Mietregeln, Zuschläge und Rundung stammen aus den echten Dokumenten, nicht aus einer Branchenvorlage.
- KI, die nichts kaputt machen kannDas Modell schlägt Text und Positionen vor. Beträge, Layout und Datenbank bleiben deterministisch.
- Der Betrieb behält die HoheitEine Tarifänderung ist ein Feld in der Anwendung, nicht vierzehn PDF-Dateien.
Kurz gesagt
Die Plattform hat sechs Module: Disposition, Feld-Rapporte auf dem iPad, Geräte und Miete, Stundenrapporte, Dokumente und Offerten sowie den Export für die Buchhaltung. Sieben KI-Funktionen machen Vorschläge; übernommen wird nur, was ein Mensch annimmt. Die Oberfläche läuft auf Deutsch, Englisch und Albanisch; gedruckte und versendete Dokumente sind immer deutsch.
Die Ausgangslage: Papier, Ordner und PDF-Vorlagen
Das Unternehmen erbringt Notfall- und Serviceleistungen rund um die Uhr: Abfluss- und Kanalreinigung, Sanitär, Leckortung, Bautrocknung, Geruchsentfernung. Es beschäftigt vierzehn Mitarbeitende an sechs Standorten und hat sechs Fahrzeuge im Einsatz.
Der Betrieb lief auf Papier und Dateiablage: ein Netzlaufwerk mit Statusordnern, durch die ein Auftrag von Hand wanderte, und rund vierzehn ausfüllbare PDF-Rapporte mit je eigener Preisliste. Monteure füllten den Rapport auf Papier aus, Fotos kamen per WhatsApp, der Stundenrapport war ein Monatsblatt aus Papier.
Berichte entstanden bereits mit einem KI-Chat: Der Inhaber tippte ein paar Zeilen und liess einen Text schreiben. Der Text las sich gut, das Layout brach: Das Logo verschwand, die Standortseite fiel weg. Diese Erfahrung hat die Architektur bestimmt.
- Jede Angabe wurde mindestens zweimal erfasst: auf Papier und in der Buchhaltung.
- Eine Preisänderung bedeutete, vierzehn PDF-Vorlagen nachzuführen.
- Bautrockner standen wochenlang in Kellern, ohne dass jemand die aufgelaufene Miete kannte.
- Freigegebene Empfehlungen aus Rapport-Seite 2 endeten im Nichts: keine Offerte, kein Folgeauftrag.
Der Tag
Die Disposition
Der Tag nach Status, mit Fahrzeug und Team auf jedem Auftrag. Aus dem Ordnerbaum wurde eine Spalte.
Die Woche im Kalender
Dieselben Aufträge als Wochenkalender, wenn es um Auslastung statt Status geht. Ein Klick öffnet den Auftrag.
Was wir gebaut haben: eine Webanwendung, sechs Module
Die Plattform ist eine Webanwendung mit vier Zugriffsebenen: Geschäftsleitung, Büro, Fahrzeug-iPad und Mitarbeitende. Das Fahrzeug-iPad sieht seinen Tag, aber nie Löhne.
Die sechs Module entstanden aus den echten Dokumenten des Unternehmens: seine Positionsnummern, seine Mietregeln, sein Rappen-Rundungsverhalten, seine 8,1 % MWST und seine zwei getrennten Zuschlagssysteme.
| Modul | Was es ersetzt | Kern |
|---|---|---|
| Disposition | Ordnerbaum, Telefonzettel | Tagesboard nach Status, Zuteilung von Fahrzeug und Team, Notfallkennzeichnung |
| Feld-Rapporte | Vierzehn PDF-Vorlagen | Checklisten, Positionen aus dem Katalog, Fotos, Unterschrift auf Glas, Live-Summen |
| Geräte | Nichts. Das gab es vorher nicht | Gerätestamm, Einsätze, Tagesmieten, kWh-Zählerstände, Serviceerinnerungen |
| Stundenrapporte | Monatsblatt aus Papier | Pausen, Nacht-, Sonntags- und Pikettzuschläge, Freigabe durch das Büro |
| Dokumente und Offerten | Copy-Paste aus dem KI-Chat | Rapport, Bericht, Offerte, Versicherungsdossier: Layout im Code, Text von der KI |
| Buchhaltungs-Übergabe | Abtippen | Rechnungs-, Kunden- und Stundenexport als Dateistapel |
Vom Anruf zum Auftrag
Aus einer Nachricht wird ein Auftrag
Eine eingefügte WhatsApp- oder E-Mail-Nachricht füllt das Auftragsformular, der erkannte Kunde erscheint als Vorschlag. Angelegt wird erst beim Speichern.
Notizen werden zu Positionen
Grobe Stichworte aus dem Einsatz werden zu Rapportzeilen, zu den Preisen aus dem eigenen Katalog.
Die KI-Schicht: vorschlagen, nicht entscheiden
Für jede KI-Funktion gilt eine Regel: Das Modell schlägt vor, deterministischer Code entscheidet. Das Modell rechnet nie Geld, schreibt nie in die Datenbank und rendert nie ein Layout: Briefkopf, Standorte, Seitenzahlen und jede Summe stehen im Code. Ein Mensch nimmt jeden Vorschlag mit einem Tippen an.
Wie wir KI-Agenten für andere Unternehmen entwickeln, beschreibt eine eigene Seite.
- Notizen werden zu Positionen: Aus groben Stichworten werden verrechenbare Rapportzeilen aus dem eigenen Katalog.
- Sprachnotizen: Der Monteur spricht Deutsch oder Albanisch, der Text landet im Notizfeld.
- Text bereinigen: Ein Funken-Symbol an jedem Freitextfeld korrigiert Grammatik und halbe Sätze, ohne einen Sachverhalt hinzuzufügen.
- E-Mail oder WhatsApp wird zum Auftrag: Text einfügen, Formular gefüllt. Den Kunden erkennt der Code, nicht das Modell, an Telefonnummer, E-Mail und Namen.
- Fotobeschriftung: ein sachlicher deutscher Untertitel und, wenn das Foto nach Beweismaterial aussieht, der Vorschlag, es intern zu halten.
- Versicherungsdossier: das ganze Dossier für die Versicherung in einem Klick.
- Assistent: beantwortet Fragen zu Aufträgen, Geräten und Zahlen aus den echten Daten.
Der Assistent
Fragen Sie den Betrieb
Zur Antwort hängt der Assistent die gefundenen Aufträge als antippbare Karten an.
Regeln aus dem echten Betrieb
Manche Regeln spricht niemand aus, weil sie im Betrieb selbstverständlich sind. Das System kennt sie:
| Regel | Umsetzung |
|---|---|
| Gerätemiete | Zuschlag bei kurzer, Rabatt bei langer Mietdauer, tagesgenau gerechnet |
| Stromverbrauch | Zählerstand bei Installation und Abholung; nicht gemessene Geräte pauschal pro Tag und Einheit |
| Zwei Zuschlagssysteme | Kundenzuschläge für Nacht und Wochenende getrennt von den Lohnzuschlägen der Mitarbeitenden |
| Rapport-Seite 2 | Empfehlungen mit Ampelstatus: vorgeschlagen, freigegeben, abgelehnt. Freigegeben wird zur Offerte, angenommen zum nächsten Auftrag |
| Fotosichtbarkeit | Jedes Foto ist kundensichtbar oder intern. Interne Fotos erscheinen in keinem gedruckten Dokument |
| Preishoheit | Jeder Ansatz, jede Mietregel und jeder Zuschlag ist in der Anwendung editierbar. Ohne Entwickler |
Maschinen und Geld
Geräte, die sich selbst melden
Wo jeder Bautrockner steht, seit wie vielen Tagen und mit wie viel aufgelaufener Miete.
Stunden mit Zuschlägen
Pausen, Nacht-, Sonntags- und Pikettzuschläge ergeben sich aus den erfassten Zeiten, mit Freigabestatus pro Mitarbeitendem.
Die Übergabe an die Buchhaltung
Rechnungen, Kunden und Stunden verlassen das System als Dateistapel für die Buchhaltung.
Sprachen: Oberfläche dreisprachig, Dokumente immer auf Deutsch
Die Oberfläche läuft auf Deutsch, Englisch und Albanisch und wird im laufenden Betrieb umgeschaltet.
Alles, was gedruckt, versendet oder als PDF erzeugt wird, entsteht unabhängig davon aus dem deutschen Wörterbuch. Ein Monteur bedient die App auf Albanisch und diktiert auf Albanisch, der Kunde erhält trotzdem ein deutsches Dokument.
Drei Sprachen
Dieselbe Software auf Albanisch
Ein Teil der Belegschaft arbeitet lieber auf Albanisch: die Disposition mit denselben Daten wie auf Deutsch.
Und auf Deutsch fürs Büro
Die Übersicht, wie das Büro sie auf Deutsch sieht.
Technik: wie die Plattform gebaut ist
Die Plattform läuft auf Next.js, React und TypeScript, mit Server Actions für jede Änderung, Postgres in der EU über Drizzle und Groq für die Sprachmodelle. Jeder Zugriff geht über eine einzige Speicherschicht: Ein Wechsel des Datenbank-Backends ist eine Datei, kein Umbau.
Dokumente entstehen aus eigenen Druckansichten im A4-Format, nicht aus Screenshots einer Bildschirmansicht.
Das Sprachmodell läuft bei einem US-Anbieter, und das steht so in der Offerte.
Dokumente
Der gedruckte Servicerapport
Briefkopf, die sechs Standorte, Positionen und Summen auf einer A4-Seite.
Das Versicherungsdossier
Deckblatt, Rapport, kundensichtbare Fotos und Messprotokoll in einem Klick, inklusive des festen Hinweises zur Abwicklung mit Versicherungen.
Warum ein Studio aus dem Kosovo für Schweizer Geschäftssoftware?
Pluton Studio arbeitet von Prishtina aus, in derselben Zeitzone wie die Schweiz und mit europäischer Arbeitsweise.
Entscheidend ist nicht der Standort, sondern ob jemand bereit ist, sich die vierzehn PDF-Vorlagen wirklich anzusehen.
Wir arbeiten regelmässig mit Kundschaft in der Schweiz, in Deutschland und in Österreich, auf Englisch und mit albanischstämmigen Unternehmen auf Albanisch. Was Belegschaft und Kundschaft lesen, kann trotzdem deutsch sein, wie jedes Dokument dieser Plattform. Wie die Zusammenarbeit auf Distanz abläuft, beschreibt die Seite zur Softwareentwicklung aus dem Kosovo.
Für den eigenen Betrieb führen zwei Ratgeber weiter: Einsatzrapporte digitalisieren und Excel ablösen.
Wenn Sie etwas Vergleichbares brauchen, schreiben Sie uns.
Häufige Fragen
Was kostet eine solche Branchenlösung?
Der Preis hängt vom Umfang ab: wie viele Module, wie viele Dokumentvorlagen, welche Schnittstellen. Nach einem Blick auf Ihre Abläufe und Formulare erhalten Sie innerhalb von 2 Tagen eine kostenlose schriftliche Offerte mit einem Gesamtbetrag. Die Kostentreiber erklärt der Ratgeber Was kostet individuelle Software?.
Wie lange dauert die Umsetzung?
Bis zum vollständigen Produktivbetrieb dauert es rund vier Monate, das Modul für die Fahrzeuge geht deutlich früher live. Ein einzelnes Modul hat seine erste lauffähige Version nach 4 bis 6 Wochen. Vor dem Start steht ein unterschriebenes Konzept.
Können die Daten in der Schweiz liegen?
Ja, denn die Anwendung ist an keinen Anbieter gebunden: Schweizer Hosting ist möglich, europäisches ebenfalls. Für das Sprachmodell lässt sich eine Schweizer oder europäische Inferenz separat einrichten.
Lässt sich die Buchhaltung anbinden?
Ja, über einen Dateiexport im Importformat der Buchhaltung: Rechnungen, Kunden und Stunden als Stapel, eingefroren und erneut herunterladbar. Eine direkte Schnittstelle prüfen wir an der Installation und offerieren sie separat.
Funktioniert die Anwendung ohne Verbindung?
Teilweise: Die Bedienung setzt eine Verbindung voraus, doch im Untergeschoss ohne Empfang bricht der Ablauf nicht ab. Entwürfe bleiben erhalten, und jede KI-Funktion hat einen deterministischen Ersatz, der als Muster gekennzeichnet ist.
Können unsere Mitarbeitenden die Anwendung auf Albanisch bedienen?
Ja. Albanisch ist neben Deutsch und Englisch eine der drei Sprachen der Oberfläche.
Erfindet die KI Preise oder Termine?
Nein. Bei Positionen erhält das Modell den Katalog und darf nur daraus auswählen: Bezeichnung, Einheit und Preis kommen aus der Datenbank. Der Assistent antwortet aus den echten Daten und sagt, wenn etwas nicht darin steht.
Wer hat diese Plattform gebaut?
Pluton Studio ist ein Software-Studio in Prishtina, Kosovo, 2018 von Softwareingenieur Adrian Fusha gegründet. Wir entwerfen und entwickeln Websites, Onlineshops, Web- und Mobile-Apps, individuelle Unternehmenssoftware, KI-Chatbots, KI-Agenten und Prozessautomatisierung für Unternehmen im Kosovo, in Albanien, in der albanischen Diaspora und in ganz Europa. Sie arbeiten direkt mit dem Ingenieur, der Ihr Projekt umsetzt. Umgesetzt wurde die Plattform 2026.
Starten wir Ihr Projekt
Schreiben Sie uns in ein paar Zeilen über Ihr Unternehmen, gern auf Deutsch. Adrian Fusha, unser Gründer, antwortet innerhalb eines Arbeitstages auf Englisch; das Festpreisangebot folgt innerhalb von zwei Arbeitstagen nach dem ersten Gespräch. Per WhatsApp geht es meist schneller.
- hello@pluton.studio
- Telefon
- +383 49 200 124