Das Cockpit
Umsatz, nicht verrechnete Rapporte, laufende Gerätemiete und die Woche auf einen Blick. Alle Zahlen stammen aus den erfassten Rapporten.
Eine Einsatzplattform für ein Schweizer Serviceunternehmen
Ordner, Papier-Rapporte und rund vierzehn ausfüllbare PDF-Vorlagen wurden zu einem System: Disposition, Rapport auf dem iPad, Geräte, Stunden, Dokumente und Buchhaltungs-Übergabe. Mit einer KI-Schicht, die vorschlägt und nie allein entscheidet.
TL;DR
Pluton Studio hat für ein Schweizer Serviceunternehmen (14 Mitarbeitende, 6 Standorte, 24-Stunden-Notdienst) eine massgeschneiderte Einsatz- und Rapportplattform gebaut. Sie ersetzt einen Ordnerbaum auf dem Netzlaufwerk, rund vierzehn ausfüllbare PDF-Rapportvorlagen und das Abtippen jedes Auftrags in die Buchhaltung. Sechs Module: Disposition, Feld-Rapporte auf dem iPad, Geräte und Miete, Stundenrapporte, Dokumente und Offerten, Buchhaltungs-Export. Sieben KI-Funktionen schlagen vor, ein Mensch bestätigt. Oberfläche auf Deutsch, Englisch und Albanisch; Dokumente immer auf Deutsch.
01
Die Ausgangslage
Das Unternehmen erbringt Notfall- und Serviceleistungen rund um die Uhr: Abfluss- und Kanalreinigung, Sanitär, Leckortung, Bautrocknung, Geruchsentfernung. Vierzehn Mitarbeitende, sechs Standorte, sechs Fahrzeuge.
Der Betrieb lief auf Papier und Dateiablage: ein Netzlaufwerk (T:) mit Statusordnern, durch die ein Auftrag von Hand wanderte, und rund vierzehn ausfüllbare PDF-Rapporte mit je eigener Preisliste. Monteure füllten den Rapport auf Papier aus, Fotos kamen per WhatsApp, der Stundenrapport war ein Monatsblatt aus Papier.
Berichte entstanden bereits mit einem KI-Chat: Der Inhaber tippte ein paar Zeilen und liess einen Text schreiben. Der Text las sich gut, das Layout brach: Das Logo verschwand, die Standortseite fiel weg. Diese Erfahrung hat die Architektur bestimmt.
- Jede Angabe wurde mindestens zweimal erfasst: auf Papier und in der Buchhaltung.
- Eine Preisänderung bedeutete, vierzehn PDF-Vorlagen nachzuführen.
- Bautrockner standen wochenlang in Kellern, ohne dass jemand die aufgelaufene Miete kannte.
- Freigegebene Empfehlungen aus Rapport-Seite 2 endeten im Nichts: keine Offerte, kein Folgeauftrag.
Der Tag
Die Disposition
Der Tag nach Status, mit Fahrzeug und Team auf jedem Auftrag. Aus dem Ordnerbaum wurde eine Spalte.
Die Woche im Kalender
Dieselben Aufträge als Wochenkalender, wenn es um Auslastung statt Status geht. Ein Klick öffnet den Auftrag.
02
Was wir gebaut haben
Eine Webanwendung mit vier Zugriffsebenen: Geschäftsleitung, Büro, Fahrzeug-iPad und Mitarbeitende. Das Fahrzeug sieht seinen Tag, nie Löhne.
Die sechs Module entstanden aus den echten Dokumenten des Unternehmens: seine Positionsnummern, seine Mietregeln, sein Rappen-Rundungsverhalten, seine 8,1 % MWST und seine zwei getrennten Zuschlagssysteme (Kundenzuschläge gegenüber Lohnzuschlägen).
| Modul | Was es ersetzt | Kern |
|---|---|---|
| Disposition | Ordnerbaum, Telefonzettel | Tagesboard nach Status, Zuteilung von Fahrzeug und Team, Notfallkennzeichnung |
| Feld-Rapporte | Vierzehn PDF-Vorlagen | Checklisten, Positionen aus dem Katalog, Fotos, Unterschrift auf Glas, Live-Summen |
| Geräte | Nichts. Das gab es vorher nicht | Gerätestamm, Einsätze, Tagesmieten, kWh-Zählerstände, Serviceerinnerungen |
| Stundenrapporte | Monatsblatt aus Papier | Pausen, Nacht-, Sonntags- und Pikettzuschläge, Freigabe durch das Büro |
| Dokumente und Offerten | Copy-Paste aus dem KI-Chat | Rapport, Bericht, Offerte, Versicherungsdossier: Layout im Code, Text von der KI |
| Buchhaltungs-Übergabe | Abtippen | Rechnungs-, Kunden- und Stundenexport als Dateistapel |
Vom Anruf zum Auftrag
Aus einer Nachricht wird ein Auftrag
Eine eingefügte WhatsApp- oder E-Mail-Nachricht füllt das Auftragsformular, der erkannte Kunde erscheint als Vorschlag. Angelegt wird erst beim Speichern.
Notizen werden zu Positionen
Grobe Stichworte werden zu Rapportzeilen aus dem eigenen Katalog, mit den eigenen Preisen. Das Modell wählt einen Preis, erfinden kann es keinen.
03
Die KI-Schicht: vorschlagen, nicht entscheiden
Ein Vertrag gilt für jede KI-Funktion: Das Modell schlägt vor, deterministischer Code entscheidet. Es rechnet nie Geld, schreibt nie in die Datenbank, rendert nie ein Layout. Angenommen wird ein Vorschlag mit einem Tippen.
Briefkopf, die sechs Standorte, Seitenzahlen und jede Summe stehen im Code. Die KI schreibt ausschliesslich Fliesstext.
Jede Funktion hat zusätzlich einen deterministischen Offline-Rückfall, gekennzeichnet als Muster. Im Untergeschoss ohne Empfang bricht nichts ab.
- Notizen werden zu Positionen: Stichworte werden zu Rapportzeilen aus dem eigenen Katalog. Die KI kann keinen Preis erfinden, nur einen auswählen.
- Sprachnotizen: Der Monteur spricht Deutsch oder Albanisch, der Text landet im Notizfeld.
- Text bereinigen: ein Funken-Symbol an jedem Freitextfeld korrigiert Grammatik und halbe Sätze, ohne einen Sachverhalt hinzuzufügen.
- E-Mail oder WhatsApp wird zum Auftrag: Text einfügen, Formular gefüllt. Der Kundenabgleich läuft deterministisch über Telefonnummer, E-Mail und Namens-Token.
- Fotobeschriftung: sachlicher deutscher Untertitel und, wenn das Foto nach Beweismaterial aussieht, der Vorschlag, es intern zu halten.
- Versicherungsdossier: Deckblatt, Rapport, kundensichtbare Fotos und Messprotokoll in einem Klick, inklusive des festen Mandats-Hinweises.
- Assistent: beantwortet Fragen zu Aufträgen, Geräten und Zahlen aus den echten Daten und hängt die gefundenen Datensätze als antippbare Karten an.
Der Assistent
Fragen Sie den Betrieb
Der Assistent antwortet aus echten Daten und hängt die gefundenen Aufträge als antippbare Karten an. Fehlt etwas in den Daten, sagt er es.
04
Details, die nur aus dem echten Betrieb kommen
Regeln, die niemand ausspricht, weil sie im Betrieb selbstverständlich sind.
| Regel | Umsetzung |
|---|---|
| Gerätemiete | Kurzmiete unter fünf Tagen plus 100 %, Langmiete über zwanzig Tagen minus 30 %, tagesgenau gerechnet |
| Stromverbrauch | Zählerstand bei Installation und Abholung; nicht gemessene Geräte pauschal pro Tag und Einheit |
| Zwei Zuschlagssysteme | Kundenzuschläge für Nacht und Wochenende getrennt von den Lohnzuschlägen der Mitarbeitenden |
| Rapport-Seite 2 | Empfehlungen mit Ampelstatus: vorgeschlagen, freigegeben, abgelehnt. Freigegeben wird zur Offerte, angenommen zum nächsten Auftrag |
| Fotosichtbarkeit | Jedes Foto ist kundensichtbar oder intern. Interne Fotos erscheinen in keinem gedruckten Dokument |
| Preishoheit | Jeder Ansatz, jede Mietregel und jeder Zuschlag ist in der Anwendung editierbar. Ohne Entwickler |
Maschinen und Geld
Geräte, die sich selbst melden
Wo jeder Bautrockner steht, seit wie vielen Tagen und mit wie viel aufgelaufener Miete. Der vergessene Trockner im Keller meldet sich selbst.
Stunden inklusive Zuschläge
Pausen, Nacht-, Sonntags- und Pikettzuschläge werden aus den erfassten Zeiten abgeleitet, mit Freigabestatus pro Mitarbeitendem.
Die Übergabe an die Buchhaltung
Rechnungen, Kunden und Stunden verlassen das System als Dateistapel, eingefroren und erneut herunterladbar. Statt eines Nachmittags Abtippen.
05
Sprachen: Oberfläche dreisprachig, Dokumente immer Deutsch
Die Oberfläche läuft auf Deutsch, Englisch und Albanisch und wird im laufenden Betrieb umgeschaltet.
Alles, was gedruckt, versendet oder als PDF erzeugt wird, rendert unabhängig davon aus dem deutschen Wörterbuch. Ein Monteur bedient die App auf Albanisch und diktiert auf Albanisch, der Kunde erhält trotzdem ein deutsches Dokument.
Drei Sprachen
Dieselbe Software auf Albanisch
Ein Teil der Belegschaft arbeitet lieber auf Albanisch. Umgeschaltet wird im laufenden Betrieb, die Daten bleiben dieselben.
Und auf Deutsch fürs Büro
Büro und Kundschaft lesen Deutsch. Jedes gedruckte oder versendete Dokument rendert auf Deutsch, egal welche Sprache eingestellt ist.
06
Technik
Next.js, React und TypeScript, Server Actions für jede Mutation, Postgres in der EU über Drizzle, Groq für die Sprachmodelle. Jeder Zugriff läuft über eine einzige Speicherschicht: Ein Wechsel des Datenbank-Backends ist eine Datei, kein Umbau.
Dokumente sind echte Druckrouten mit A4-Seitenformat, Briefkopf und Seitenzahlen im Code, keine Screenshots einer Bildschirmansicht.
Die Anwendung ist an keinen Anbieter gebunden, Schweizer Hosting bleibt offen. Das Sprachmodell läuft bei einem US-Anbieter: Das steht so in der Offerte.
Dokumente
Dokumente, die nicht brechen
Der gedruckte Servicerapport: Briefkopf, die sechs Standorte, Positionen und Summen liegen im Code. Die KI schreibt nur den Fliesstext.
Das Versicherungsdossier
Deckblatt, Rapport, kundensichtbare Fotos und Messprotokoll in einem Klick, inklusive des festen Hinweises zur Abwicklung mit Versicherungen.
07
Warum ein Studio aus dem Kosovo für Schweizer Geschäftssoftware
Pluton Studio baut von Prishtina aus: gleiche Zeitzone wie das Schweizer KMU, europäisches Arbeitsrecht im Rücken und ein direkter Draht zu den Leuten, die den Code schreiben, statt zu einer Kundenbetreuung.
Entscheidend ist nicht der Standort, sondern ob jemand bereit ist, sich die vierzehn PDF-Vorlagen wirklich anzusehen.
Wir arbeiten regelmässig mit Kundschaft in der Schweiz, in Deutschland und in Österreich, auf Deutsch, Englisch oder Albanisch. Wie diese Zusammenarbeit grundsätzlich läuft, steht auf der Seite zur Softwareentwicklung aus dem Kosovo. Wenn Sie etwas Vergleichbares brauchen, schreiben Sie uns.
Warum Pluton Studio
Aus dem eigenen Papier gebaut
Positionsnummern, Preise, Mietregeln, Zuschläge und Rundung stammen aus den echten Dokumenten, nicht aus einer Branchenvorlage.
KI, die nichts kaputt machen kann
Das Modell schlägt Text und Positionen vor. Beträge, Layout und Datenbank bleiben deterministisch.
Der Betrieb behält die Hoheit
Eine Tarifänderung ist ein Feld in der Anwendung, nicht vierzehn PDF-Dateien.
Häufige Fragen
Was kostet eine solche Branchenlösung?
Das hängt vom Umfang ab: wie viele Module, wie viele Dokumentvorlagen, welche Schnittstellen. Eine Preisliste führen wir deshalb nicht. Nach einem Blick auf Ihre Abläufe und Ihre Formulare erhalten Sie eine schriftliche Offerte mit einem Gesamtbetrag.
Wie lange dauert die Umsetzung?
Rund vier Monate bis zum vollständigen Produktivbetrieb, die erste Fahrzeugspur geht deutlich früher live. Ein einzelnes Modul ist in wenigen Wochen einsatzbereit. Vor dem Start steht ein unterschriebenes Konzept.
Können die Daten in der Schweiz liegen?
Ja, Schweizer Hosting ist möglich, europäisches ebenfalls: Die Anwendung ist an keinen Anbieter gebunden. Das Sprachmodell läuft heute bei einem US-Anbieter, und eine Schweizer oder europäische Inferenz lässt sich separat einrichten.
Lässt sich die Buchhaltung anbinden?
Die Basis ist der Dateiexport im Importformat der Buchhaltung: Rechnungen, Kunden und Stunden als Stapel, eingefroren und erneut herunterladbar. Eine direkte Schnittstelle prüfen wir an der Installation und offerieren sie separat.
Funktioniert die Anwendung ohne Verbindung?
Die Bedienung setzt eine Verbindung voraus, degradiert aber kontrolliert: Entwürfe überleben, und jede KI-Funktion hat einen deterministischen Rückfall als Muster. Im Untergeschoss ohne Empfang bricht der Ablauf nicht ab.
Können unsere Mitarbeitenden die Anwendung auf Albanisch bedienen?
Ja, die Oberfläche läuft auf Deutsch, Englisch und Albanisch und wird im laufenden Betrieb umgeschaltet. Jedes gedruckte oder versendete Dokument bleibt auf Deutsch.
Erfindet die KI Preise oder Termine?
Nein. Bei Positionen erhält das Modell den Katalog und darf nur daraus auswählen: Bezeichnung, Einheit und Preis kommen aus der Datenbank. Der Assistent antwortet aus den echten Daten und sagt, wenn etwas nicht darin steht.
Wer hat diese Plattform gebaut?
Pluton Studio, ein Software-Studio in Prishtina, Kosovo: Websites, Online-Shops und individuelle Geschäftssoftware für Kundschaft im Kosovo, in der Schweiz, Deutschland und Österreich. Umgesetzt wurde die Plattform 2026.
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